Notice informative concernant les traitements des données personnelles par la House of Training

Le Règlement Général Européen sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD ») protège la vie privée et les droits des individus, ce qui est également primordial pour la House of Training.

La présente notice d’information (ci-après « la Notice ») a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la House of Training, traite les données à caractère personnel de ses clients, des personnes ayant marqué un intérêt pour ses activités, le cas échéant des fournisseurs/prestataires de services qui travaillent pour elle, et des partenaires avec lesquels elle met en place des programmes de formation.

La Notice vous informe quels sont les traitements sur vos données personnelles que la House of Training, immatriculée au Registre du commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro G22, établie au 7, rue Alcide de Gasperi, BP 490, L-2014 Luxembourg, fait, en tant que responsable de traitement, pendant et après votre relation contractuelle avec elle en conformité avec le RGPD.

Quelles sont les données personnelles traitées ?

Une donnée personnelle ou donnée à caractère personnel est une information qui permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne physique (ci-après « les Données »).

Afin d’offrir un service complet de qualité, la House of Training traite différentes catégories de données personnelles :

des données d'identification personnelles qui nous permettent entre autres d'entrer en contact avec vous (par exemple : nom, prénom, adresse, date de naissance, nationalité, numéro de téléphone, adresse e-mail, selon les besoins),
des données personnelles se rapportant à votre formation à la HoT (numéros de contrat, noms des participants, certificats de participation et de réussite, etc.) nous permettant de respecter nos engagements (y inclus les enregistrements de séances spécifiques sur base du consentement du participant), à savoir l’exécution des formations et des tâches en découlant,
des données personnelles se rapportant à votre parcours professionnel s’il s’agit d’une formation sur mesure,
des données permettant d’organiser votre déplacement de l’étranger en cas de participation à une formation dite ATTF (passeport, visa, nationalité, …) ;
des données relatives à votre image, qui sur base de votre consentement expresse avant une séance de formation, nous permettent de vous filmer et/ou vous enregistrer et d’utiliser ces données dans le cadre de nos activités de formation. La finalité précise vous sera par ailleurs notifiée au moment de la demande de consentement,
des données récoltées par vidéosurveillance et qui concernent votre image,
des données relatives à votre visite dans nos bâtiments en cas d’utilisation du parking (plaque d’immatriculation, heures d’utilisation d’une place).

Seules les Données pertinentes et nécessaires à l’exécution de nos services sont collectées, traitées et conservées dans le strict respect du principe de minimisation des données.

Sur quelle base et pourquoi vos Données sont-elles utilisées ?

Le traitement de Vos Données est nécessaire à la conclusion et à l’exécution de votre Contrat ou tout autre engagement avec la House of Training et au respect des dispositions légales auxquelles la House of Training est soumise.

Les Données que vous nous confiez nous permettent :

de gérer et d'exécuter nos formations, que ce soit en présence des apprentis ou à distance,
de transmettre les informations nécessaires à nos partenaires et sous-traitants contractuels pour assurer les formations,
de gérer notre relation contractuelle avec nos clients,
d’informer nos clients des nouveautés qui peuvent leur être utiles et de leur offrir un conseil global en matière de formation,
de tenir informées les personnes qui en ont marqué l’intérêt par consentement expresse (ex. : inscription à notre Newsletter), de nos activités et de nos nouveautés,
d’assurer la sécurité du personnel résidant ainsi que des visiteurs,
de gérer l’exploitation du parking en cas d’utilisation de celui-ci,
de transmettre les informations requises aux administrations qui en ont légalement le droit, telles que les administrations fiscales.

Qui a accès à vos Données ?

Vos Données sont utilisées par les employés de nos services, dans le cadre strict des missions qui leur sont confiées.

Vos données sont également transmises aux destinataires suivants dans le cadre de l’exécution de leur contrat avec la House of Training :

Nos partenaires institutionnels (administrations, chambres et associations professionnelles, fédérations)
Nos partenaires privés (tels que des écoles, autres centres de formations, …) avec lesquels nous développons une offre commune
Nos sous-traitants (tels que les formateurs, les plateformes d’hébergement informatique comme e-learning…)
Nos autres prestataires de services utiles au bon fonctionnement de notre entreprise (fournisseurs de services informatiques, services d’impression, compagnies d’assurance)

Conformément aux dispositions contractuelles et de la législation sur la protection des données applicables, les partenaires et les sous-traitants de la House of Training s’engagent à traiter les données à caractère personnel uniquement aux fins de l’exécution de leurs obligations contractuelles envers la House of Training et à prendre des mesures requises pour garantir le respect de la confidentialité de ces données par leur personnel.

Si l’apprenant s’est inscrit lui-même en son nom propre à une formation, son employeur éventuel, n’aura pas accès aux attestations de présence, certificats de réussite et résultats d’examen et devra donc, pour pouvoir les recevoir ou les voir, passer directement par l’apprenant.

Combien de temps les Données sont-elles conservées ?

En tant que client (personne privée ou morale) ou fournisseur, vos Données sont conservées pendant la durée de votre contrat, ainsi qu'après la fin de celui-ci selon le délai nécessaire à l’exécution de nos obligations légales ou contractuelles, ou, jusqu’à ce que vous nous demandiez de ne plus les traiter si le traitement était basé sur votre consentement (ex. : lors de la demande de recevoir des informations sur nos formations).

Les données personnelles nécessaires à l’émission de certificats de formation sont conservées sur une période de 10 ans

Quels sont vos droits ?

Le règlement sur la protection des données personnelles précise, dans les limites prévues par les textes applicables, que vous êtes en droit, en tant que « personne concernée », de demander sans frais :

d'accéder à vos données à caractère personnel
de demander la rectification ou l'effacement de celles-ci
d'obtenir la limitation de leur traitement
de vous opposer à leur utilisation à des fins de prospection
la portabilité de vos données.

Ces droits peuvent être exercés par e-mail, envoyé à l’adresse gdpr@houseoftraining.lu. House of Training se réserve la possibilité de vous demander de remplir le formulaire* dédié et de lui fournir un scan/une copie papier de votre titre d'identité, afin que nous puissions vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

Vous disposez également de la possibilité d’introduire une réclamation, en cas de doute sur le respect des règles applicables en matière de protection des données personnelles par la House of Training, devant une autorité de supervision telle que la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD), ayant son siège au 15, Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux.

Protection contre les demandes frauduleuses de données personnelles

La House of Training tient à rappeler qu’aucune demande de communication de données personnelles ne sera effectuée par téléphone, quelles que soient les finalités. Toute sollicitation prétendant émaner de la House of Training dans ce cadre doit être considérée comme frauduleuse.

Nous invitons nos clients et partenaires à ne pas répondre à de telles demandes et à signaler tout incident suspect à l’adresse suivante : gdpr@houseoftraining.lu.

Cette mesure vise à renforcer la sécurité et la confidentialité des données que vous nous confiez conformément aux dispositions du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).