Description
Description
Alors qu'il y a quelques années, il suffisait que le/la secrétaire soit multilingue, qu'il/elle maîtrise les logiciels et qu'il/elle soit l'exécutant de son chef, ces domaines d'activité ont récemment connu une grande évolution.
Aujourd'hui, cette fonction est souvent le pivot de l'entreprise, il faut être capable de gérer des conflits, trouver des solutions, négocier et organiser.
Il n'est pas rare de devoir relever de nouveaux défis, comme par exemple l'achat de matériel technique, le classement et la structuration, classer et structurer des documents électroniques ou encore tester de nouveaux programmes informatiques....
Cette formation orientée vers la pratique a été conçue pour outiller les secrétaires et assistants administratifs afin qu’ils répondent aux exigences des entreprises.
Le programme est axé autour des domaines suivants :
Organisation et planification
Communication et collaboration en interne
Accueil et prise en charge des clients
Self-management au quotidien
Objectifs
Au terme de la formation, le participant doit être capable de :
Connaître les fondamentaux de la gestion administrative
Exercer le métier d’assistant administratif avec efficacité
Connaître et maitriser des concepts, instruments, démarches, solutions, … à mettre en œuvre dans leur travail quotidien
Programme
Module 1 - Organisation et planification (3.5 jours)
Comprendre l’importance du rôle de secrétaire administratif
Comprendre sa fonction / mission d’assistant administratif comme critère de base d’une bonne organisation et planification
Comprendre l’importance d’une organisation de travail efficace et une planification au quotidien
Analyser et planifier les tâches
Fixer des priorités
Fixer des échéances
Aller à l’essentiel
Réaliser du classement et de l’archivage des données de manière homogène et structurée
Gestion efficace de l’information journalière
Réduction de la complexité
Choix des méthodes de planification et des outils de travail
Structuration du système de classement personnel
Organiser ses journées de travail de manière efficace
Les freins dans le quotidien : les voleurs de temps et comment les affronter
Efficacité de la pensée : Orientation solutions
Maintien de la concentration
Coordination des entretiens téléphoniques
Savoir dire non dans le respect mutuel
Différentes typologies de personnes : comment s’organiser au mieux ?
Comprendre l’importance d’une préparation et d’un suivi administratifs d’une réunion
Connaître les critères d’infrastructure pour les différents types de réunions
Collecter et assembler les points à l’ordre du jour
Rédiger un ordre du jour et un rapport de réunion de service
Suivre les échéances dans le cadre d’un plan de mise en pratique
Réaliser des tâches spécifiques facilement grâce à des trucs et astuces
Elaboration de présentations pertinentes
Utilisation efficace du calendrier électronique
Organisation administrative dans les projets (très brièvement et dépendant du public-cible)
Mise en place d’un système d’arborescence des documents électroniques
Classement et archivage électronique et manuel
Récolte des besoins lors d’un achat de matériel technique
Module 2 - Communication et collaboration interne (1,5 jours)
Connaître les attentes des supérieurs et des collègues en matière de communication et de collaboration
Respecter le processus des flux d’information : aller chercher et amener l’information.
Communiquer efficacement avec les collaborateurs internes
Structurer ses messages vers une bonne compréhension réciproque
Poser des questions, demander et recevoir du feed-back
Fixer des délais et savoir les revendiquer
Rédiger des mails clairs et compréhensibles
Tenir/participer à des briefings et debriefings réguliers
Tenir ses promesses
Module 3 - Accueil et prise en charge des clients (en direct et par téléphone) (1.5 jours)
Connaitre
Les règles fondamentales de l’accueil et la prise en charge
L’impact de l’accueil sur l’image de marque de l’entreprise
Adopter un comportement professionnel en direct et au téléphone (entrant et sortant)
Développer sa personnalité et sa confiance en soi
Accueil professionnel et prise en charge
Transmission rapide et efficace de la communication
Proposition de solutions ou d’alternatives au client
Aide à la fidélisation du client
Apprendre à faire face à des situations difficiles et à élaborer des possibilités d’amélioration
Connaître les clefs de la communication assertive pour gérer des situations délicates de communication et des clients difficiles, en permettant de rester maître de soi par exemple :
désamorçage de l’agressivité
Connaître l’usage international (terminologie courante).
Module 4 - Self-management au quotidien (0.5 jour)
Gestion du stress et de la pression
Comprendre la signification du stress et du stress en entreprise, ses tenants et aboutissants, ses symptômes
Evaluer sa propre sensibilité et réactions au stress
Connaître et savoir utiliser des techniques de gestion du stress et de la récupération de la concentration et de la performance
Gérer ses émotions
Mettre en place des techniques aboutissant à un "Work-Life Balance"
Remises en question régulières de son propre fonctionnement, du fonctionnement de l’organisation (Processus continu d’amélioration)
Module 5 - Coaching individuel (1 heure)
Les dates seront fixées ensemble avec les participants, selon les besoins des participants et avant l'examen.
Module 6 - Examen (1 heure)
Test en ligne sur les connaissances acquises au cours du programme et cas pratique à résoudre et à présenter aux formateurs.
Déroulement de la formation
Afin de donner aux participants l’opportunité de mettre en pratique les connaissances acquises, les modules sont étalés dans le temps, idéalement à raison de 1-2 jours/mois
Grâce à son contenu et à son calendrier étalé dans le temps, ce programme de formation donne la possibilité d'acquérir des connaissances et des compétences élargies sans devoir s’absenter longtemps de son poste de travail, ainsi que de procéder à la mise en pratique conséquente grâce à des plans d'action entre les jours de formation
La formation certifiante commencera par un diagnostic du contexte, des besoins et des compétences de chaque participant (état actuel) et se terminera par une évaluation écrite des connaissances acquises.
Cette formation sera enrichie par des séances de coaching individuels d'une heure.
Public cible
Assistants administratifs, assistants ,de direction, secrétaires, coordinateurs administratifs qui veulent élargir leurs compétences dans le cadre de leur fonction.
Conditions
Support de cours
Pour des raisons de respect de l'environnement veuillez noter qu'aucun support papier ne vous sera fourni lors de votre formation. Votre support de cours peut être téléchargé gratuitement avant le début du cours via notre portail client (télécharger ici le guide du portail client). Vous pourrez ainsi le consulter sur l’écran de votre appareil mobile ou l'imprimer en cas de besoin. Si votre inscription a été effectuée par un responsable formation de votre entreprise veuillez le contacter pour qu'il puisse vous y donner accès ou vous l'envoyer.
Lieu
L-1615 Luxembourg
Luxembourg
Sessions and schedules
-
jeu. 21.11.2024
08:30 to 16:30
7H
Assistant administratif - Module 1 - Organisation et planification
Chambre de Commerce Luxembourg
-
mer. 04.12.2024
08:30 to 16:30
7H
Assistant administratif - Module 1 - Organisation et planification
Chambre de Commerce Luxembourg
-
mer. 18.12.2024
08:30 to 16:30
7H
Assistant administratif - Module 1 - Organisation et planification
Chambre de Commerce Luxembourg
-
mer. 22.01.2025
08:30 to 12:00
3H30
Assistant administratif - Module 1 - Organisation et planification
Chambre de Commerce Luxembourg
-
mer. 22.01.2025
13:00 to 16:30
3H30
Assistant administratif - Module 2 - Communication et collaboration interne
Chambre de Commerce Luxembourg
-
mar. 28.01.2025
08:30 to 16:30
7H
Assistant administratif - Module 2 - Communication et collaboration interne
Chambre de Commerce Luxembourg
-
mar. 11.02.2025
08:30 to 16:30
7H
Assistant administratif - Module 3 - Accueil et prise en charge des clients (en direct et par téléphone)
Chambre de Commerce Luxembourg
-
mar. 25.02.2025
08:30 to 12:00
3H30
Assistant administratif - Module 3 - Accueil et prise en charge des clients (en direct et par téléphone)
Chambre de Commerce Luxembourg
-
mar. 04.03.2025
08:30 to 12:00
3H30
Assistant administratif - Module 4 - Self management au quotidien
Chambre de Commerce Luxembourg
-
ven. 11.04.2025
08:30 to 09:30
1H15
Assistant administratif - Examen
Chambre de Commerce Luxembourg
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